Les dirigeants d’entreprise utilisent généralement des comptes rendus de formation pour couvrir et condenser les apprentissages clés des formations. Ils évaluent traditionnellement les aspects positifs et négatifs d’un programme de formation (qu’il soit effectué en présentiel ou à distance). Ces rapports sont alors utilisés pour évaluer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et faire des recommandations de changement lors d’une réunion, d’où l’importance de savoir les rédiger efficacement.
Quelles sont les bases de la rédaction d’un compte rendu de formation ?
Vous devez toujours commencer par définir votre programme de formation avec une feuille de couverture qui comprend le nom, le lieu et les dates durant lesquelles celle-ci a eu lieu. Incluez également la date du rapport, le nom de l’auteur et les informations de contact dans le deuxième bloc d’informations, sur la page de couverture.
Certains rapports peuvent être plus longs que d’autres, selon la durée de votre formation. Un bilan annuel de programmes hebdomadaires dans certaines villes sera en général plus détaillé qu’un rapport d’un programme de quelques heures, par exemple.
Les comptes rendus les plus longs ont traditionnellement un sommaire indiquant les numéros de page des différentes sections, afin que les lecteurs accèdent aisément aux informations pertinentes.
Les bases de rédaction d’un compte rendu de formation sont aussi à retrouver sur cette page. Comme ce spécialiste du compte rendu de formation, de séminaire et de colloque le précise, il est très important de strucuturer convenablement le compte rendu afin que la synthèse soit précise et bien compréhensible de tous. C’est un travail assez exigeant qui demande une expertise particulière.
Expliciter le contexte de la formation ainsi que ses objectifs
Selon la longueur de votre compte rendu, vous pouvez mettre le contexte et les objectifs de la formation dans des sections distinctes (les courts rapports combinent souvent ces composants). L’élément de contexte est un résumé des formations et des façons dont les données nécessaires au rapport ont été collectées. Les rapports peuvent inclure les commentaires des instructeurs ainsi qu’une évaluation de la part des participants.
Définissez explicitement pourquoi la formation a eu lieu et ce que le leader voulait accomplir en allouant des ressources au programme (par exemple, les compétences à acquérir). Si les finalités de la formation ne sont pas énoncées dans le programme, il est impossible d’évaluer correctement si les objectifs ont été atteints.
Détaillez les méthodes employées et les activités dans votre compte rendu
Il est capital d’inclure une description de la manière dont la formation a été menée. Développez le contenu des formations, comme les activités ayant eu lieu et la durée de chacune de ces dernières.
Fournissez des détails sur la façon dont l’aide à l’apprentissage a été utilisée pendant le programme de formation. Il est par ailleurs envisageable de parler des sorties sur le terrain effectuées durant ce dernier.
Si la formation était importante, s’est déroulée sur une longue période dans différentes régions ou impliquait de nombreux types d’activités, divisez les parties en sous-sections.
Listez vos principales conclusions et recommandations lors de la rédaction de votre compte rendu
Après avoir défini l’objectif et la méthode précédemment, une partie du compte rendu doit mettre en évidence les points cruciaux à analyser. Soyez analytique, mais évitez de vous perdre dans trop de détails afin de garder le contenu clair pour les lecteurs. La conclusion doit traiter de l’impact potentiel sur les organisations, sur la base des principaux résultats.
Faites des recommandations dans une section distincte et évitez de combiner les recommandations avec les conclusions. Il peut, en effet, y avoir un certain chevauchement avec les idées discutées dans les principaux résultats. Cependant, la séparation des recommandations permet aux lecteurs de trouver succinctement les informations qui aideront leur entreprise à progresser de manière productive.
Par ailleurs, il est recommandé de joindre des annexes telles que du matériel de formation, des présentations avec diapositives. Ces informations sont des données complémentaires qui aideront l’ensemble des planificateurs de programmes de formation de votre entreprise.
Les éléments clés d’un bon compte rendu de formation
Le plan ou programme de l’événement reflète la structure logique de la formation et les réflexions qui l’accompagnent, formant sa ligne directrice. Suivez donc le programme de près en organisant votre compte rendu autour des points clés de votre plan. Des prises de notes sur ordinateur peuvent vous permettre de trier rapidement les informations et de les regrouper dans un dossier classé.
- Le rapport peut contenir des références à d’autres sujets liés à ce qui a été discuté ou présenté pendant la formation. Ceci vous permet de détailler la formation par la suite ou d’amener des contenus supplémentaires à vos lecteurs.
- Il est capital de se mettre à la place de ces derniers, qu’il s’agisse de collègues, d’un client potentiel ou de vous-même. Cela vous guidera pour déterminer la forme que doit prendre votre rapport, mais surtout, le contenu à inclure en priorité.
- Si vous souhaitez que vos lecteurs recherchent une formation, vous devez les impliquer et leur fournir du contenu sans trop entrer dans les détails techniques.
Pour des collègues, le rapport doit être complet et factuel, pas une approximation. En revanche, si celui-ci est destiné pour vous-même, il vous est possible de faire fi des informations dont vous avez déjà la connaissance.